Fortement saisonnière, Gray Line Westcoast Sightseeing génère la plupart de ses revenus d'avril à octobre, période au cours de laquelle elle emploie généralement environ 250 personnes. Il se réduit à un personnel réduit pendant les mois d'hiver, lorsqu'il gère quelques visites hivernales différentes et plus petites. L'entreprise a connu une croissance constante au fil des ans, mais a été fortement touchée par la pandémie et les fermetures et restrictions de voyage qui en ont résulté.

"Notre propriétaire est constamment à la recherche de nouvelles opportunités, il a donc l'intention de continuer à croître", a déclaré Tracey Wagner, responsable de la comptabilité. «Le tourisme a pris un coup dur, et nous essayons simplement d'attendre que les navires de croisière rétablissent leurs opérations et que la frontière avec les États-Unis rouvre. Inutile de dire que cela a été une année et demie difficile.

En 2018, le directeur financier de Gray Line Westcoast Sightseeing a décidé que l'entreprise en pleine croissance avait besoin d'un système commercial plus robuste. L'entreprise s'était développée par acquisition et était maintenant confrontée à une situation où ses différentes entités utilisaient toutes leur propre logiciel. « Nous avions besoin d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) capable de gérer plusieurs entreprises", a déclaré Wagner, "et de gérer les rapports, les rapports consolidés et d'autres fonctions."

Travaillant avec Deloitte sur une base contractuelle, la société a lancé une demande de proposition (RFP) et a reçu trois offres, dont une de NetSuite. Après avoir vu des démonstrations en direct de chaque système, Gray Line Westcoast Sightseeing a décidé de mettre en œuvre l'ERP cloud de NetSuite. La mise en œuvre est actuellement en cours, ERP Success Partners ayant repris l'effort existant l'année dernière.

« À l'origine, nous travaillions avec un autre implémenteur qui nous aidait depuis plus d'un an. Cela n'allait nulle part, alors notre vice-président des finances a décidé qu'il était temps de trouver quelqu'un d'autre pour prendre la relève », a expliqué Wagner. « Nous travaillions avec environ un an de retard, mais les choses avancent depuis que l'équipe ERP Success Partners a pris le relais. »

Tout au long de la période de transition, Wagner a déclaré qu'ERP Success Partners a été « d'un grand soutien » et qu'ils ont apporté secours, soutien et assistance pendant une année extrêmement difficile en 2020. « Serghino et l'équipe de développement ont été extrêmement patients avec nous », a déclaré Wagner.

« Chaque fois que nous modifions quelque chose ou que nous proposons un scénario différent, nous savons qu'ERP Success Partners passera le temps nécessaire pour nous amener là où nous voulons être », a-t-elle poursuivi. « Nous avons vraiment eu de la chance.

Pour Gray Line Westcoast Sightseeing, l'un des principaux objectifs de mise en œuvre a été l'intégration de son système de réservation dans son nouvel ERP. De cette façon, toutes les données (par exemple, les informations sur les passagers, les ventes et les paiements) circulant quotidiennement dans le système de réservation seront directement introduites dans NetSuite.

Cela a été un processus compliqué pour l'entreprise, qui a des exigences backend assez complexes. "On pourrait penser que mettre des gens dans un bus et les emmener n'est pas si compliqué", a expliqué Wagner. "Dans les coulisses, cependant, c'est beaucoup plus difficile que ce que la plupart des gens pourraient penser."

Les États-Unis étant légèrement en avance sur le Canada en termes de réouverture post-COVID, la société a récemment travaillé pour intégrer le système de réservation de son site de Niagara Falls à NetSuite. "Nous avons en quelque sorte" déplacé "Vancouver là-bas dans le but d'avoir des données" réelles "pour 2021", a déclaré Wagner. "Cet emplacement a également commencé à utiliser NetSuite pour toutes ses autres fonctions comptables."

Pour l'avenir, Wagner a déclaré que le PDG de la société souhaitait pouvoir ajouter toutes les sociétés nouvellement acquises à NetSuite et au système de réservation de la société. De cette façon, tout le monde travaillera à partir du même playbook et la direction n'aura pas à accéder à une myriade de systèmes différents pour obtenir les données et les rapports dont elle a besoin pour une bonne prise de décision.

« Alors que nous poursuivons notre croissance, nous voulons que tout le monde fasse les mêmes choses, gère ses rapports quotidiens et sache d'où viennent les ventes », a déclaré Wagner. « Nous pourrons également obtenir des relevés consolidés assez rapidement, et sans passer des jours à essayer de les générer dans Excel.

Alors qu'elle termine sa mise en œuvre actuelle de NetSuite, Gray Line Westcoast Sightseeing souhaite également explorer davantage les fonctionnalités de NetSuite, notamment le suivi des stocks en temps réel (pour l'atelier de réparation de bus sur site de l'entreprise) et la gestion des dépenses.