TouchBistro, qui a été fondée en 2011, est un pionnier des commandes et des paiements mobiles sur les points de vente (POS) pour les restaurants. La solution de point de vente mobile innovante de la société a été spécialement conçue pour les restaurants, offrant une solution plus efficace aux systèmes hérités complexes et au matériel propriétaire généralement utilisé pour gérer les transactions de point de vente et les processus commerciaux. Son interface utilisateur simple est rapide et facile à apprendre et à utiliser pour les employés, et les ajustements de routine aux menus et aux plats du jour peuvent être effectués facilement par le responsable. Le point de vente fonctionne également sur un iPad peu coûteux et prêt à l'emploi qui peut être apporté par le serveur directement à la table du client pour saisir les commandes qui sont transmises instantanément à la cuisine pour la préparation sans que les serveurs aient besoin de faire des allers-retours vers un serveur central. station.

Le point de vente TouchBistro a été rapidement accepté d'abord à Toronto, où l'entreprise a son siège social, puis dans le reste du Canada, aux États-Unis et sur les marchés du monde entier. Au cours de la dernière décennie, TouchBistro est passé d'une solution de point de vente de base à un système de gestion de restaurant tout-en-un qui comprend le traitement des paiements, les commandes en ligne, les réservations, le marketing et d'autres fonctions clés nécessaires aux restaurants. Plus de 16 000 restaurants utilisent TouchBistro.

ERP Success Partners est intervenu alors que TouchBistro évoluait

Au fur et à mesure que TouchBistro élargissait son portefeuille de produits et sa clientèle, la société a ajouté plus d'employés et de bureaux. Elle compte maintenant plus de 650 membres d'équipe travaillant dans des bureaux au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Mexique. Alors que la majorité des revenus de TouchBistro sont générés en Amérique du Nord, la société a des clients situés partout dans le monde.

Utilisateur de l'ERP (Enterprise Resource Planning) cloud de NetSuite depuis 2015, TouchBistro avait besoin d'un partenaire qui pourrait l'aider à optimiser son utilisation de la plateforme ERP.

« Nous devions adapter nos processus financiers pour correspondre au stade de croissance de l'entreprise », explique Kaitlyn Kastelic, CPA, contrôleur chez TouchBistro. "Nous nous sommes tournés vers ERP Success Partners pour nous aider à améliorer notre efficacité et notre niveau de performance."

ERP Success Partners a mis en place un module d'automatisation bancaire NetSuite pour l'entreprise, permettant une connexion directe entre NetSuite et plusieurs portails bancaires. TouchBistro peut désormais utiliser son logiciel de rapprochement bancaire pour effectuer des téléchargements depuis la banque et des intégrations de données avec les partenaires bancaires appropriés.

« Cela a éliminé le besoin d'exporter les données de NetSuite, de manipuler les données dans Excel, puis d'effectuer toutes ces mises à jour manuelles directement dans notre portail bancaire. Cela a vraiment rendu le processus plus efficace en supprimant cette pièce intermédiaire », déclare Kastelic. "Cela seul nous permet d'économiser 5 à 10 heures de travail chaque mois."

Automatisation et reporting en temps réel

TouchBistro avait également besoin d'aide trier le codage du grand livre général (GL) afin que les rapports de gestion puissent être facilement générés avec les informations organisées selon les exigences de sa suite C.

« Il n'y avait pas de regroupement de comptes GL. Il s'agirait à peu près de chaque compte de trésorerie individuel répertorié, ainsi que de chaque compte de dépenses prépayées individuel, et sans ordre », explique Kastlic. Elle note que les états financiers seraient générés pour des comptes GL individuels, plutôt que cartographiés dans des groupes logiques qui apparaîtraient automatiquement dans les bonnes sections du bilan. Il était donc très long de générer des rapports financiers pour la direction d'une manière compréhensible et utilisable. Par exemple, si la comptabilité voulait ajouter une ligne pour les immobilisations corporelles (PP&E) pour les actifs informatiques, elle devrait mapper les ordinateurs à la section PP&E et actifs du bilan. 

ERP Success Partners a éliminé ce travail supplémentaire en développant une personnalisation NetSuite qui mappe le code numérique pour le GL. Donc, si TouchBistro place un compte PP&E de 1500, tout ce qui va de 1500 à 1599 entrerait dans ce groupe. Cela automatise efficacement la façon dont les données sont rapportées sur les états financiers.

"Nous n'avons plus besoin de mettre à jour manuellement chaque rapport existant pour ce code GL", ajoute Kastelic. "Cela nous a permis d'économiser au moins cinq heures de travail supplémentaires chaque mois et permet aux rapports financiers d'évoluer facilement à mesure que l'entreprise continue de croître."

Les processus continuent de s'améliorer, créant une plus grande efficacité

Plus récemment, TouchBistro a travaillé avec ERP Success Partners pour optimiser le module de prépaiements de NetSuite. L'entreprise gérait ce processus en externe, puis gérait la dépense manuelle des prépaiements au fil du temps.

«Juin a été le premier mois où nous avons géré ce processus en direct à la fin du mois. Nous avons saisi ces données dans NetSuite et cela a automatisé les horaires pour nous », explique Kastelic. "Cela a vraiment aidé en termes d'efficacité et de suivi."

TouchBistro a également récemment achevé la liaison EFT à ses portails bancaires. Il s'agissait d'une victoire majeure pour une entreprise qui devait auparavant saisir manuellement les détails de paiement du fournisseur dans un portail de paiement chaque fois qu'une facture était établie pour paiement. La comptabilité devait également saisir les coordonnées bancaires de chaque fournisseur, puis appliquer manuellement chaque paiement à la bonne facture. 

Aujourd'hui, la société télécharge les factures dans NetSuite, qui s'intègre directement à ses portails bancaires. ERP Success Partners a automatisé à la fois les processus de remise de paiement et de demande de paiement (à la facture spécifique).

"Cela nous fait gagner beaucoup de temps, réduit les taux d'erreur et permet aux membres de l'équipe de travailler sur d'autres projets", ajoute Kastelic.

Pleine vitesse

Alors que l'entreprise continue de croître et d'étendre ses offres, TouchBistro souhaite optimiser davantage NetSuite, trouver de nouvelles façons d'automatiser ses processus, d'améliorer son efficacité et de réduire le risque d'erreurs.