Une entreprise de produits promotionnels en pleine croissance utilise NetSuite pour la prise de décision axée sur des données
Désireuse de remplacer ses anciens systèmes obsolètes, ePromos fait équipe avec ERP Success Partners pour rationaliser ses opérations d'inventaire, de comptabilité, de vente et de marchandisage.
Fondée en 1997 dans un appartement de New York, ePromos® a connu une croissance considérable depuis ses débuts. Aujourd'hui l'un des 40 premiers distributeurs d'articles promotionnels aux États-Unis, ePromos compte 130 employés et propose une gamme de plus de 15 000 produits.
Pionnière dans le secteur de la vente de produits en ligne depuis sa création, la société utilisait plusieurs systèmes logiciels différents pour gérer ses opérations. Ces solutions comprenaient un site web développé par ePromos et géré en interne, ainsi qu'un logiciel de comptabilité spécifique au secteur.
« Nos systèmes étaient obsolètes et désuets ; nous les avions tout simplement dépassés », explique Steven Stanley, vice-président principal de la technologie. « Nous voulions commencer à bâtir une fondation solide avec quelque chose de nouveau. C'est ainsi que nous avons découvert et implémenté NetSuite. »
Choisir une solution
Avant de retenir NetSuite comme nouvelle plateforme de planification des ressources d'entreprise (ERP), et ERP Success Partners comme prestataire de mise en œuvre, ePromos a étudié d’autres options comme Microsoft Dynamics. Après avoir consulté un professionnel du secteur au sujet des options viables et des partenaires de mise en œuvre potentiels, l'entreprise a estimé que NetSuite serait son premier choix.
« Nous avons été présentés à l'équipe d'ERP Success Partners, qui a donné le coup d'envoi du projet et a établi un plan de projet et un calendrier très complets », explique M. Stanley. À ce stade, la société se concentrait sur l'utilisation de NetSuite pour la gestion des stocks, mais souhaitait également étendre l'utilisation de l'ERP à l'ensemble de l'entreprise au fil du temps.
« Nous avons organisé de nombreuses séances de découverte au sein de l'entreprise, en imaginant ce à quoi elle ressemblerait une fois qu'elle aurait migré entièrement sur NetSuite », explique M. Stanley. En collaboration avec ERP Success Partners, ePromos a créé des champs et des flux de travail personnalisés dans NetSuite sur la base de ces séances de découverte.
« Nous avons vraiment commencé à faire des démonstrations et à former les équipes à mesure que nous nous rapprochions de notre lancement en janvier 2021 », a déclaré Stanley. « À ce moment-là, notre division de gestion des stocks était entièrement fonctionnelle sur NetSuite. »
L’utilisation de NetSuite
Pour l'instant, ePromos utilise NetSuite principalement pour la gestion des stocks et certains aspects financiers. Son équipe de comptabilité est en train d'effectuer une transition complète vers le système et l'équipe de commercialisation sera la prochaine à adopter l'ERP. « Ce sera le système d'enregistrement de toutes nos informations sur les produits et les unités de gestion des stocks (UGS) », a déclaré Stanley, qui apprécie la riche expérience et les connaissances approfondies d'ERP Success Partners en ce qui concerne l'industrie et NetSuite dans son ensemble.
"Chaque fois que nous rencontrions un problème, ERP Success Partners amenait quelqu'un à la table qui avait les connaissances dont nous avions besoin pour aller de l'avant », a-t-il ajouté. "Ils ont également contacté d'autres professionnels de l'industrie avec lesquels ils avaient travaillé dans le passé pour les faire participer à certains projets également (par exemple, un expert financier de NetSuite a été amené à consulter le directeur financier d'ePromos)."
Une fois sa nouvelle solution ERP en place, ePromos a été en mesure d'utiliser une combinaison de paquets préconstruits et d'intégrations, ces dernières lui permettant de se connecter à des applications externes. Par exemple, l'entreprise peut soumettre des commandes directement à NetSuite à partir de ses systèmes existants ou spécifiques au secteur.
Des bons de commande sont créés pour la décoration produit, les produits sont retirés du stock, puis « l’inventaire réel » est renvoyé aux utilisateurs du système existant, qui ont une visibilité totale sur l'inventaire à tout moment.
Des décisions commerciales fondées sur les données
À terme, ePromos prévoit de raccorder encore plus d'applications externes à NetSuite, tout en étendant l'utilisation de l'ERP à l'ensemble de l'entreprise.
« Ce sera le cœur de notre activité. L'équipe de comptabilité est en train de s'installer, le merchandisage le sera peu de temps après, puis suivra notre organisation de soutien aux ventes », explique Stanley.
« À ce stade, toutes les commandes, les informations sur les clients et les informations sur les produits seront dans un seul système », a-t-il poursuivi, « permettant ainsi des décisions commerciales plus fondées sur les données ».