À quoi pensez-vous lorsque vous entendez le mot « processus » ? Pensez-vous à la façon dont vous et votre équipe faites votre travail ?
Vous pensez peut-être à quel point votre vie serait plus facile si tout le monde faisait ce qu’il doit faire, de la manière dont le processus a été conçu !
En entendant ce mot, nous avons vu des gens visiblement excités, rouler des yeux et tout le reste. En effet, si vous travaillez dans une entreprise soumise à de fortes pressions pour : croître/réduire les coûts/améliorer les bénéfices/rester en conformité/etc. processus.
Et les mots-clés sont « bien exécuté ». Parce que c'est ça la partie la plus difficile.
La « loi de Murphy » est un adage qui dit essentiellement : « Tout ce qui peut mal tourner se produira ». L’armée utilise Murphy en disant : « Aucun plan ne survit au premier contact avec l’ennemi. »
Eh bien, les ennemis des processus bien exécutés sont partout, mais la bonne nouvelle est que vous pouvez utiliser d’excellents outils pour les combattre !
1. Automatisation et intégration technologique
La connexion des systèmes financiers (c'est-à-dire votre ERP) aux systèmes de vente, d'approvisionnement et de ressources humaines permet un flux de données fluide.
Cela améliore la collaboration entre les départements et garantit que des informations précises et en temps réel sont facilement disponibles pour la prise de décision.
Éliminez dès que possible la saisie manuelle des données et les processus basés sur des feuilles de calcul.
Pourquoi?
Vitesse et précision – Faites plus de travail. Plus rapide. Avec moins d'erreur.
2. Normalisation et simplification
Simple… ce n’est pas facile. Mais c'est indispensable.
Mais comment rendre vos processus simples à suivre ?
Tout d’abord, vous devez comprendre quels sont réellement vos processus.
Ne vous contentez pas de cartographier ce que vous PENSEZ être vos processus et de l'intégrer dans un logiciel de visualisation, comme Visio, une fois par an et de l'appeler un jour.
Utilisez plutôt des outils logiciels pour obtenir une vision globale et objective de ce qui se passe RÉELLEMENT, sans vous fier uniquement à ce que les gens vous disent.
Vous pouvez comprendre où se situent vos redondances et vos retouches, ce qui provoque des goulots d'étranglement et des transferts manqués entre les départements et, franchement, où le processus n'est pas suivi.
Vous serez capable de standardiser les choses et de les garder simples
3. Données et informations
Vous n'avez pas besoin que quelqu'un d'autre vous dise à quel point les données sont importantes : le bruit est partout. Mais à quoi sert plus de données que ce que vous pouvez lire en temps opportun ?
Ce que vous voulez vraiment, c'est plus d'informations.
Considérez les données comme des informations brutes, tandis que les insights sont des données dans un contexte qui instancie une compréhension, qui mène à une action dirigée.
En d’autres termes, les insights sont des données avec lesquelles vous pouvez faire quelque chose. Et n’est-ce pas ce que nous recherchons tous en fin de compte ?
L'utilisation des données des processus existants peut vous aider à les améliorer ou à réduire ceux qui ne sont pas à la hauteur.
4. Collaboration interfonctionnelle
Dissoudre les silos ! Bien que cela soit douloureux à entendre, il est juste de caractériser de nombreuses organisations en croissance par l'expression : « La main gauche ne parle pas à la main droite ».
Les ventes et les opérations ne sont pas synchronisées : les devis sont « jetés par-dessus le mur », ce qui conduit à retravailler les commandes client.
Le service informatique a du mal à comprendre les besoins du secteur financier : l'ERP est configuré pour la façon dont l'entreprise fonctionnait il y a 5 ans, et non pour la façon dont elle doit fonctionner aujourd'hui.
La comptabilité doit être mieux alignée sur les opérations et les produits : des rapports doivent être générés pour cartographier avec précision l'état de l'entreprise.
Discutez régulièrement, partagez des informations, familiarisez-vous avec les défis de chacun, mais surtout, comprenez ce qui se passe en aval si vous et votre équipe ne faites pas correctement votre travail.
5. Développement des talents et formation
À moins que votre entreprise ne soit automatisée 100%, il y a de fortes chances que vous disposiez d'équipes de personnes talentueuses effectuant des tâches qui n'ont pas encore été automatisées et utilisant leur jugement professionnel pour prendre des décisions qui ont un impact sur l'entreprise.
Si tel est le cas, ne voudriez-vous pas qu'ils vous expliquent comment ils peuvent améliorer leurs processus afin de pouvoir faire plus avec moins ?
De plus, grâce à des processus rationalisés et reproductibles, il est facile d'activer et de former de nouveaux talents à mesure que l'entreprise se développe, sans impact sur l'équipe existante.
Et après?
En fin de compte, si vous avez l’impression que ce chemin vers la perfection des processus est une ascension sans fin, vous avez raison ! Il n’y a pas de « fait », et il n’y a certainement pas de « parfait ».
Mais vous n'êtes pas obligé de le faire seul. A Chassi, ils sont fiers de la capacité de notre logiciel à utiliser une modélisation avancée de l'IA pour visualiser les processus en un instant et fournir toutes sortes de données objectives entourant le processus – jusqu'à la capacité de vous dire combien de fois un champ unique sur une facture a été modifié, et par qui, avant de sortir.
Des centaines et des milliers de permutations des étapes des processus qui composent vos opérations financières sont illustrées en un instant… imaginez toutes ces données.
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